Inventarul în restaurant: cum îl faci și ce îți spun diferențele de stoc
2 octombrie 2026 · 4 min de citit · Echipa Osiris POS
Inventarul este singurul moment în care afli cât ai consumat de fapt. Până atunci, stocul din program sau din tabel este doar o presupunere. Făcut rar și în grabă, scoate niște cifre pe care nu le crede nimeni. Făcut regulat și la fel de fiecare dată, îți arată unde se pierd banii.
Stoc scriptic și stoc faptic
Stocul scriptic este cel care ar trebui să existe: ce ai cumpărat, minus ce ai vândut după rețete, minus pierderile pe care le-ai înregistrat. Stocul faptic este cel pe care îl numeri pe raft. Inventarul le pune față în față.
Cât de des
Legea contabilității cere inventarierea cel puțin o dată pe an. Pentru controlul costurilor este prea rar: afli de o pierdere la luni întregi după ce a apărut.
| Ce numeri | Cât de des | La ce folosește |
|---|---|---|
| Tot stocul | Lunar | Calculezi consumul real și food cost-ul lunii |
| Produsele scumpe: carne, pește, alcool, cafea | Săptămânal | Aici se adună cele mai mari pierderi în lei |
| Câteva produse alese la întâmplare | Oricând, neanunțat | Verifici dacă evidența se ține corect între inventare |
Pregătirea
- Alege un moment fix: după închidere sau înainte de deschidere, niciodată în timpul serviciului. Între numărătoare și stocul din evidență nu trebuie să se mai miște nimic.
- Adu evidența la zi: toate facturile de marfă primite sunt înregistrate, toate pierderile cunoscute sunt notate.
- Lucrează pe zone: depozit, camere frigorifice, bucătărie, bar. Fiecare zonă are lista ei, în ordinea în care stau produsele pe raft.
- Folosește aceeași unitate de măsură ca în evidență: dacă făina e ținută în kilograme, o numeri în kilograme, nu în saci.
- Numără în doi: unul numără, celălalt notează. Ideal, măcar unul dintre ei nu lucrează zilnic cu acel stoc.
Numărătoarea
- Numără tot, inclusiv ce e deschis: sticle începute, pungi desfăcute, navete incomplete.
- Sticlele începute se estimează în zecimi sau se cântăresc. Cântarul e mai rapid decât pare și mult mai exact.
- Semipreparatele (sosuri, aluaturi, carne marinată) se iau și ele în calcul: ingredientele din ele nu mai sunt pe raft, dar nici nu au fost vândute încă.
- Notează cantitatea numărată fără să te uiți la cea din evidență. Altfel, ochiul vede ce se așteaptă să vadă.
Cum citești diferențele
După numărătoare ai o listă de produse cu plus, cu minus sau la zero. Nu toate diferențele sunt la fel de importante, așa că le transformi în lei și le ordonezi după valoare.
- Stoc din evidență: 14,2 sticle
- Stoc numărat: 12,5 sticle
- Diferență: −1,7 sticle
- La 55 de lei sticla: −93,50 lei
Aceeași diferență, 1,7 unități, la un ingredient ieftin nu merită o discuție. La zece produse scumpe, lună de lună, înseamnă o sumă care se vede în profit.
De unde vin lipsurile
- Porții mai mari decât în rețetă. Cea mai frecventă cauză și cea mai greu de văzut fără inventar.
- Pierderi neînregistrate: produse expirate, sparte, vărsate, arse.
- Consum intern: masa personalului, produse oferite clienților, degustări.
- Rețete incomplete sau greșite: lipsește un ingredient sau gramajul din evidență nu e cel folosit în bucătărie.
- Recepții greșite: cantitatea de pe factură nu e cea primită, sau a fost înregistrată în altă unitate de măsură, de exemplu bax în loc de bucată.
- Ieșiri fără bon.
Plusurile au de obicei cauze mai banale: o factură neînregistrată, o recepție trecută pe alt produs, o greșeală la inventarul anterior.
Ce faci cu diferențele
- Corectezi stocul la cantitatea numărată, ca luna următoare să pornească de la realitate.
- Cauți tiparul, nu vinovatul: aceleași produse cu minus lună de lună arată o problemă de rețetă sau de porționare, nu o întâmplare.
- Verifici rețetele produselor cu cele mai mari diferențe, cu cântarul, în bucătărie.
- Stabilești ce pierderi se notează zilnic și cine le notează, ca la următorul inventar să rămână neexplicat cât mai puțin.
Inventarul în Osiris POS
În Osiris, stocul din evidență se ține singur: fiecare vânzare scade ingredientele după rețetă, iar facturile de la furnizori îl cresc la recepție. La inventar:
- introduci cantitățile numărate în modulul Inventar fizic, pe ingrediente și pe produse;
- programul le compară cu stocul din sistem și arată diferențele, cu valoarea lor în lei;
- aplici diferențele ca ajustare de stoc, dintr-un singur pas;
- pierderile dintre inventare (produse sparte, expirate, oferite) se înregistrează separat de vânzări, ca să nu apară la final ca lipsă neexplicată.
Stocul se ține separat pe fiecare locație; cum funcționează, pe larg, vezi pe pagina despre gestiunea de stoc pe rețete. Dacă vrei să încerci pe stocul tău, creează un cont gratuit. Cu cifrele din inventar poți calcula apoi food cost-ul real.